Makalah Komunikasi Bisnis (Pesan-pesan Bisnis)
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang
Mengembangkan
keterampilan dalam menulis pesan e-mail dan memo memberikan manfaat
penting. Yaitu, dokumen yang ditulis dengan baik cenderung mencapai tujuannya.
Dokumen tersebut menciptakan kesan baik karena ditulis dengan hati-hati,
perhatian, dan jelas. Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh
pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal
ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau
hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide
secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan
dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi
audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan
menjadi tantangan bagi komunikator.
Dunia maya atau internet berkembang
dengan cepat seiring berkembangnya teknologi. Ditambah lagi harga PC (personal
computer) yang semakin murah. Karena semakin banyak orang terhubung melalui
internet atau web maka semakin besar pula peluang ekonomi yang di dapat. Agar terwujudnya komunikasi efektif dari berbagai pesan-pesan
bisnis. Maka dari itu sangat penting untuk dibahas dalam makalah yang kami susun
karena dengan terciptanya komunikasi, maka akan terciptanya hubungan yang akrab
antara komunikator dengan komunikan sehingga tujuan yang ingin dicapai bersama
akan terwujud.
1.2
Rumusan Masalah
1. Bagaimana cara menulis surat Memo & E-mail, Direct
request, Good news & Pesan Informatif, Bad news & Pesan Persuasif ?
2. Apa itu Elektronik market, Elektronik data Interchange, &
Internet Commerce serta dimana dan bagaimana penggunaannya ?
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1
Cara
penulisan memo & E-mail
A.
Cara
Penulisan Memo
Untuk
mengetahui cara penulisan yang baik langkah pertama kita harus tahu terlebih
dahulu bagian-bagian yang ada di MEMO:
·
Alamat yang dituju
·
Pengirim Memo
·
Perihal Memo
·
Tanggal Pengiriman Memo
·
Paraf dan nama pengirim
Ciri-ciri
yang ada pada Memo terbagi menjadi 2, pertama dari segi bentuk, dan yang kedua
dari segi isi.
a.
Ciri bentuk
Memo terdiri atas 2 bagian :
-
Bagian Kepala Memo
-
Bagian isi Memo
b.
Ciri isi
Untuk menulis isi memo harus menggunakan
bahasa yang singkat. Tidak bertele-tele ataupun dengan kata-kata yang
berbasa-basi. Penulis harus langsung menyampaikan pesan yang di maksud atau
perintah dalam kalimat yang singkat, lugas, dan tidak menggunakan kata yang
berulang-ulang.
Contoh
Memo resmi dan tidak resmi
1.
Memo resmi adalah memo yang di tulis
secara formal, memo biasanya di tulis oleh pejabat kepada anggotanya/staf
instansi (kantor) baik berupa pemerintah maupun swasta.
2. Memo
tidak resmi adalah memo yang tidak berhubungan dengan instansi yang terkait,
biasanya memo di tujukan kepada saudara sendiri, rekan kerja, ataupun kepada
sahabat.
B.
Cara penulisan E-mail
- Ketahui kepada siapa kamu akan mengirim e-mail
Ketika kamu ingin mengirimkan sebuah
e-mail, hal pertama yang harus kamu ketahui adalah alamat e-mail penerima.
Tanpa mengetahui alamat email penerima maka kamu tidak dapat mengirimkan sebuah
email kepada orang tersebut.
Pada baris To diisi dengan alamat e-mail
penerima utama. Selanjutnya pada baris Cc diisi dengan alamat e-mail penerima
tembusan/copy e-mail (bagian ini boleh tidak diisi jika kamu tidak menginginkan
orang lain untuk menerima e-mail tersebut) dan pada baris Bcc sama seperti
baris Cc, kamu tidak diwajibkan untuk mengisi baris ini.
- Tulis Subject E-mail
Setelah kamu menuliskan alamat e-mail
penerima, langkah selanjutnya adalah menuliskan Subject/Judul pada e-mail yang
akan kamu kirim. Tulislah Subject/Judul email sesuai dengan tujuan pengiriman e-mail.
Contoh penulisan judul yang salah Contoh penulisan judul
yang benar
Dapat dilihat bahwa gambar diatas
adalah contoh undangan untuk hadir pada sebuah acara seminar. Pada gambar
pertama judul e-mail terlihat tidak jelas (tidak tertulis seminar apa yang
dimaksud). Sedangkan pada gambar kedua, judul terlihat lebih lengkap dan jelas
(terdapat nama acara seminar yang dimaksud).
- Tuliskan Salam Pembuka
Sebagai salah satu etika dalam
mengirimkan e-mail, ada baiknya e-mail yang kamu akan kirimkan diawali dengan
salam pembuka. Salam pembuka tidak harus formal, hal tersebut tergantung dengan
penerima e-mail.
Contoh salam pembuka formal:
KepadaYth.
Bapak/Ibu Pimpinan HRD
PT. xxxx
Di tempat
Bapak/Ibu Pimpinan HRD
PT. xxxx
Di tempat
Jika kamu memiliki hubungan baik
dengan penerima e-mail maka kamu dapat menuliskan salam pembuka yang tidak
formal seperti, ” Dear Mba Ida” atau “Selamat Pagi/Siang/Sore”.
- Menuliskan Tujuan
Tujuannya harus jelas ketika ingin
menulis maka harus tahu tujuan yang jelas dan pasti kepada siapa e-mail
tersebut dikirimkan.
Berikut ini contoh pengiriman e-mail
yang bertujuan untuk kerjasama perusahaan:
- Tuliskan Salam Penutup
Pada bagian akhir tuliskan salam penutup
seperti, “Hormat Saya”, “Regards”, tergantung situasinya. Berikut contoh
salam penutup formal:
Best Regards,
Arz Lock19
Staf Pusat Karir
Biro xxxx
PT. xxxx
Jl. Xxxx No. xxx
Tlp.021- xxxxx Ext.xxx
Hp. +62xxxxx-xxxxxx
Email. arzlock19@gmail.com
Arz Lock19
Staf Pusat Karir
Biro xxxx
PT. xxxx
Jl. Xxxx No. xxx
Tlp.021- xxxxx Ext.xxx
Hp. +62xxxxx-xxxxxx
Email. arzlock19@gmail.com
- Bersikap Sopan
Jika kamu berhubungan baik dengan
penerima e-mail, kamu dapat menggunakan Bahasa tidak formal dan singkatan umum.
Dan sebaliknya jika kamu ingin mengirim e-mail kepada seseorang yang belum dikenal
baik gunakan Bahasa formal.
- Periksa Gaya Bicara kamu
Pilihan kata-kata, kalimat, tanda
baca, dan kapitalisasi yang mudah dimengerti tanpa isyarat visual dan
pendengaran.
kamu dapat melihat pada contoh di
bawah ini,
Dear Revi,
Segera kirimkan laporan yang diminta oleh Kepala Divisi
atau saya tidak akan ada materi untuk rapat besok.
Regards,
Hari
|
Dear Revi,
Sehubungan dengan meeting yang dilakukan
bersama Kepala Divisi kemarin, Apakah bisa
laporan saya terima hari ini? Karena laporan
tersebut akan saya gunakan sebagai materi
rapat besok.
Regards,
Hari
|
Pada gambar diatas terlihat Hari
mengirimkan sebuah e-mail kepada Revi. Di kotak pertama kamu mungkin berpikir
bahwa Hari merasa frustrasi atau marah, tapi jika kamu lihat pada kolom selanjutnya
ketika gaya penulisan diubah, Hari tidak menunjukan rasa marah.
- Koreksi Tulisan
Saat kamu mengoreksi, perhatikan
baik-baik panjang e-mail. Orang lebih cenderung membaca e-mail singkat daripada
yang panjang dan bertele-tele, jadi pastikan tulis e-mail sesingkat mungkin,
tanpa mengecualikan informasi yang ingin disampaikan. Jadi tulislah e-mail
secara singkat, padat dan jelas, Bersikaplah sopan dan selalu mengoreksi apa
yang telah kamu tulis sebelum mengklik tombol “kirim”.
2.2
Cara penulisan Direct Request
PERMINTAAN
LANGSUNG (DIRECT REQUEST)
Jenis atau tipe pesan yang paling
umum digunakan adalah penyampaian langsung pada poin yang dituju. Pesan ini dapat
berbentuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan langsung ini dapat
terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim, dan permintaan
kredit rutin.
Isi dari sebuah
surat Direct Request harus terdiri dari 3 bagian antara lain:
1. Bagian Awal
Bagian ini merupakan bagian pendahuluan
atau pembukaan, yang berisi tentang alasan kita dalam mengajukan atau meminta
sesuatu. Kalimat yang digunakan hendaknya haruslah jelas, singkat dan tidak
bertele-tele, tujuannya adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan
kita menjadi lebih paham akan maksud yang terkandung dalam surat permintaan
tersebut.
2. Bagian
Pertengahan
Bagian ini merupakan penjelasan rinci
dari apa yang kita tuliskan pada bagian pendahuluan, berisi hal-hal yang
bersifat rincian dari maksud permintaan. Teknis penyusunan kalimat dan
kata-kata dapat menggunakan serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan
menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Dapat berisi tentang pertanyaan
mengenai teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita minta. Jika
permintaan lebih dari satu jenis, sebaiknya kita membuat daftar dan memberi
nomor secara berurutan.
3. Bagian akhir
Bagian ini merupakan bagian penutup
yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap
dengan batas waktu, dan ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill.
Untuk mempermudah pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa informasi
penting seperi nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.
Contoh Surat permintaan langsung (Direct Request)
2.3
Cara penulisan Good news & Pesan
Informatif
A.
Good news (Berita baik)
·
Pembuka
: Pernyataan good news
·
Pertengahan/Isi
: Penjelasan rinci
·
Penutup
: Mengingat kembali
good news atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi masa depan.
Goodnews tentang pekerjaan, contoh goodnews dalam pekerjaan:
Financial
Kenaikan gaji Bonus lembur kerja Insentif THR Kredit bunga sangat ringan. Asuransi kesehatan |
Non financial
Promosi jabatan Tanda penghargaan Fasilitas kendaraan dan perumahan. Proposal suatu proyek diterma. Dan lain-lain |
Goodnews tentang produk, contoh goodnews tentang produk:
Pemberian
diskon beli satu dapat 3 kupon diskon dll |
Contoh Surat atau pesan Good news:
B.
Pesan Informatif
Menyajikan pesan informatif dan
positip dapat dengan cara sebagai berikut :
1.
Berikan
berita baik dan summarize [kesimpulan] topik utamanya. Termasuk tanggal
kebijakan diterapkan, persentase, dll. Jika pembaca menginginkan lebih dari
itu, jelaskan bahwa Anda sedang meresponnya.
2.
Berikan
informasi secara detail, klarifikasi dan latar belakangnya. Jangan mengulang
informasi yang pernah Anda berikan. Jawablah semua pertanyaan pembaca seperti
yang mereka inginkan.
3.
Sajikan
informasi negatif sepositip mungkin. Sebuah kebijakan mungkin mempunyai
keterbatasan-keterbatasan; informasi menjadi tidak lengkap; pembaca mungkin mempunyai
syarat-syarat tertentu mendapatkan kepuasan, diskon atau keuntungan.
4.
Terangkan
manfaat kebijakan atau prosedur untuk pembaca. Tidak hanya untuk perusahaan. Berikan
informasi detail untuk membuat manfaat menjadi jelas bagi pembaca dan yakinkan
di dalam surat resmi.
5.
Gunakan
a goodwill ending: positip, pribadi dan forward-looking
2.4
Cara penulisan Bad news & Pesan
Persuasif
A.
Bad News
Strategi Pengorganisasian Pesan bad
news :
1.
Menciptakan
Audience centered tone
2.
Memilih
pendekatan organisasional
a. Pendekatan langsung :
-
Pembuka
-
Alasan
-
Bad
news
-
Penutup
b. Pendekatan tidak langsung: Suatu
pendekatan organisasional direct approach dapat diterapkan jika :
-
Penerima
pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin yang dituju.
-
Pesan
tersebut mempunyai pengaruh kecil terhadap penerima pesan.
-
Pesan
disampaikan secara empati.
Contoh
surat bad news : contoh pesan bad news:
B.
Pesan persuasif
Persuasif
merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk
mencapai suatu tujuan. Persuasif yang efektif adalah kemampuan untuk
menyampaikan suatu pesan dengan cara yang membuat audiens (pembaca atau
pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.
Perencanaan Pesan-Pesan Persuasif:
1. Analisis Audiens
2. Pertimbangan perbedaan budaya
3. Memilih pendekatan organisasional
Mengembangkan pesan-pesan persuasif:
1. Menetapkan kredibilitas
2.
Kerangka
argumentasi, kebanyakan pesan persuasif mengikuti rencana organisasional AIDA (A
= Attention, I = Interest, D = Desire, A = Action).
Contoh surat persuasif
2.5 Elektronik Market
Elektronik
market disebut juga dengan E-Market Places. Yang mana suatu pasar adalah tempat
terjadinya interaksi antara informasi, produk, jasa dan pembayaran dipertukarkan.
Electronic Markets (Ems) adalah sebuah sarana yang menggunakan teknologi
informasi dan komunikasi untuk melakukan/menyajikan penawaran dalam sebuah
segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang
ditawarkan.
Dalam
pengertian lain, Ems adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang
menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar
informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan. Keuntungan fasilitas Ems
bagi pelanggan adalah terlihat lebih nyata dan efisien dalam hal waktu. Sedangkan
bagi penjual, yaitu dapat mendistribusikan informasi mengenai produk dan
service yang ditawarkan dengan lebih cepat sehingga dapat menarik pelanggan
lebih banyak.
Digunakan dalam sektor :
·
Sistem
reservasi penerbangan
·
Pasar
keuangan dan komoditas
·
Biasanya
digunakan melalui jalur perantara (intermediary)
Keuntungan dan Kerugian
a. Keuntungan Konsumen :
Mudah untuk mengakses informasi harga / jasa yang komparatif
b. Keuntungan Supplier :
Keuntungan akses pasar
Kerugian perbandingan harga yang mudah dilakukan oleh konsumen
a. Keuntungan Konsumen :
Mudah untuk mengakses informasi harga / jasa yang komparatif
b. Keuntungan Supplier :
Keuntungan akses pasar
Kerugian perbandingan harga yang mudah dilakukan oleh konsumen
Perkembangan Electronic Market
a. Sistem e-Procurement
Sistem procurement berbasis internet untuk “non-production goods”
Contoh : www.ariba.com
b. Sistem analog
Agen perjalanan online
Lelang online
a. Sistem e-Procurement
Sistem procurement berbasis internet untuk “non-production goods”
Contoh : www.ariba.com
b. Sistem analog
Agen perjalanan online
Lelang online
2.6
Elektronik data Interchange
Electronic data interchange (EDI)
adalah sarana mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi regular yang
berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara
formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA)
sebagai “Transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui
yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan
menggunakan media elektronik”.
EDI sangat luas penggunaannya,
biasanya digunakan oleh kelompok retail yang besar ketika melakukan bisnis
dagang dengan para supplier mereka. EDI memiliki standarisasi pengkodean
transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi
secara langsung dari satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang
lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan,
kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari
manusia. Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat,
mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat,
pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara
elektronik.
Dikenal juga sebagai : PAPERLESS TRADING
Didefinisikan sebagai : “The transfer of structured data, by agreed message standards, from one computer system to another by electronic means”.
Didefinisikan sebagai : “The transfer of structured data, by agreed message standards, from one computer system to another by electronic means”.
(Pengalihan data
terstruktur, dengan standar pesan yang disepakati, dari satu sistem komputer ke
komputer lain melalui sarana elektronik).
Data terstruktur
a. Dokumen yang terstandarisasi
Contoh : Order/Invoice
b. Pengkodean
Contoh : Product Code/Customer Code
Contoh : Order/Invoice
b. Pengkodean
Contoh : Product Code/Customer Code
c. Biasanya menggunakan standar umum
d. Nilai / harga
Contoh : Quantity Ordered
Contoh : Quantity Ordered
Standar pesan sebagai tanda persetujuan pemesanan
a. Sectorial standards
Contoh : Odette
b. National standars
Contoh : ANSI X12, Trade forms
c. International standards
Contoh : EDIFACT
2.7
Internet Commerce
Internet commerce adalah penggunaan
internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk perdagangan.
Kegiatan komersial ini seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi
yang dapat dilakukan di internet antara lain pemesanan/pembelian produk dimana
produk akan dikirim melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke
rekening penjual.
Penggunaan internet sebagai media
pemasaran dan saluran penjualan terbukti mempunyai keuntungan antara lain untuk
beberapa produk tertentu lebih sesuai ditawarkan melalui internet, harga lebih
murah mengingat membuat situs di internet lebih murah biayanya dibandingkan
dengan membuka outlet retail di berbagai tempat. Internet merupakan media
promosi perusahaan dan produk yang paling tepat dengan harga yang relatif lebih
murah, serta pembelian melalui internet akan diikuti dengan layanan pengantaran
produk sampai di tempat pemesan.
Proses yang terdapat dalam
E-commerce (Electronik commerce atau internet commerce) adalah sebagai berikut:
1.
Presentasi
electronic (Pembuatan Website) untuk produk dan layanan.
2.
Pemesanan
secara langsung dan tersedianya tagihan
3.
Secara
otomatis account pelanggan dapat secara aman (baik nomor rekening maupun nomor
kartu kredit)
4.
Pembayaran
yang dilakukan secara langsung (online) dan penanganan transaksi.
Contoh E-commerce diantaranya yaitu:
1.
Pembelian
buku melalui online
2.
Pembelian
elektronik melalui online
3.
Pembelian
kendaraan melalui online
4.
Pembelian
pakaian melalui online, dll
BAB
III
KESIMPULAN
Dari hasil pembahasan tentang penulisan Surat Memo & E-mail,
Penulisan Direct Request, Good news & Pesan informatif, Bad news &
Pesan persuasif. Serta Pengertian, dimana & Penggunaan dari Elektronik
market, Elektronik data interchange, dan Internet commerce
maka diambil kesimpulan :
Dalam menulis pesan e-mail dan memo
memberikan manfaat penting. Yaitu, dokumen yang ditulis dengan baik cenderung
mencapai tujuannya. Kemudian maksud direct request adalah untuk
mendapatkan suatu respon dari para pembaca apakah menjawab pertanyaan, mengirim
barang atau jasa, atau suatu tindakan lain. Pesan-pesan good news pada umumnya
menggunakan pendekatan langsung yang memungkinkan para pembaca secara langsung
dapat mengetahui apa maksud penyampaian suatu pesan. Sedangkan Pesan bad news
adalah untuk menyampaikan informasi yang kurang menyenangkan dengan tetap
menjaga atau memperhatikan bagaimana dampaknya bagi audiens.
Pesan Informatif
Bersifat memberikan keterangan-keterangan / fakta-fakta, kemudian komunikan
mengambil keputusan. Sedangkan Pesan Persuasif Berisikan bujukan, yaitu
membangkitkan pengertian dan kesadaran manusia bahwa apa yang kita sampaikan
akan memberikan perubahan sikap.
Internet sebagai jaringan publik
yang sangat besar layaknya yang dimiliki suatu jaringan publik elektronik,
yaitu murah, cepat dan kemudahan akses menggunakan electronik data sebagai
media penyampaian pesan/data sehingga dapat dilakukan pengiriman dan penerimaan
informasi secara mudah dan ringkas. Di dalam e-commerce, para pihak yang
melakukan kegiatan perdagangan/perniagaan hanya berhubungan melalui suatu
jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan
media internet.
DAFTAR PUSTAKA
Saya ingin tahu apakah ada orang di sini yang mencari pemberi pinjaman positif untuk melaksanakan proyek atau kebutuhan finansial Anda? Saya merekomendasikan orang tersebut untuk menghubungi Tn. Pedro Jerome (pedroloanss@gmail.com Whatsapp +393510140339) yang telah membantu banyak pengusaha muda & tua di seluruh dunia untuk mendapatkan bantuan keuangan, jadi saya sangat yakin bahwa Tn. Pedro dapat membantu dengan layanan pinjaman suku bunga 2% kepada siapa pun di sini yang mencari pinjaman.
BalasHapusTerima kasih sekali lagi karena telah mengizinkan saya menulis di blog Anda. Saya yakin saya telah memberi Anda artikel yang benar-benar unik dan relevan sehingga dapat bermanfaat bagi para pembaca Anda.
Jika Anda tidak senang dengan catatan singkat saya, saya dengan hormat meminta maaf sebelumnya.
Salam Hormat Saya,
Anya Bennett.